Étude de cas : les outils de l'atelier VANGART
Comment un atelier d'art lyonnais est passé des tableurs à des outils construits pour lui : atelier, pilotage, commercial, envois. Brique par brique.
En bref. VANGART est un atelier d'art lyonnais, labellisé Entreprise du Patrimoine Vivant, qui produit des éditions avec des artistes et des galeries du monde entier. Avant, tout reposait sur des tableurs, des mails et beaucoup de mémoire. Aujourd'hui, l'équipe travaille dans des outils construits pour elle, brique par brique : l'atelier, les chiffres, le commercial, les envois. C'est sur ce terrain que sont nés les outils que je propose aux autres entreprises.
Le point de départ
Un atelier qui travaille pour des artistes et des galeries jongle avec beaucoup de choses en même temps : des commandes uniques, des délais serrés, des échanges en plusieurs langues, des envois partout dans le monde, et une petite équipe qui doit savoir à tout moment quoi faire et dans quel ordre.
Comme beaucoup de PME, VANGART faisait tenir tout cela dans des fichiers Excel, des fils de mails et la tête de quelques personnes. Ça marchait, tant que rien ne bougeait. Le problème, c'est que dans un atelier, tout bouge tout le temps.
Ce qui a été construit
Rien n'a été fait d'un bloc. Chaque outil est arrivé quand le besoin était là, en commençant par ce qui coûtait le plus de temps.
L'atelier
Chaque commande a sa fiche et son étape, visible par toute l'équipe, au bureau comme sur le téléphone. Le planning de la semaine se prépare en quelques minutes, les priorités sont claires, et plus personne n'a besoin de demander où en est une pièce.
Le pilotage
Les chiffres de l'entreprise se lisent sur un seul écran : ce qui est vendu, ce qui est encaissé, ce qui reste à payer, et où l'on en est par rapport aux objectifs. Le réel vient des données existantes, sans ressaisie.
Le commercial
La prospection et les relances sont suivies au même endroit : qui a été contacté, qui a répondu, qui relancer et quand. Les messages se préparent à partir de faits précis sur chaque contact, et rien ne tombe dans l'oubli.
Les envois et l'administratif
Les envois vers l'étranger, leurs documents et le choix du transport, ainsi que des tâches administratives qui se répétaient chaque mois, sont passés dans des outils qui préparent le travail à la place de l'équipe.
Ce qui a changé
- Une seule version de l'information, à jour pour tout le monde, au lieu de fichiers qui se croisent.
- Moins de ressaisie : une information entrée une fois sert partout.
- Des oublis en moins : relances, échéances et étapes remontent toutes seules.
- Une équipe autonome, qui trouve l'information sans dépendre d'une seule personne.
- Des outils qui évoluent avec l'atelier, au lieu d'un logiciel figé auquel il faudrait s'adapter.
Ce que j'en retiens pour les autres entreprises
Trois règles sont nées de ce terrain, et je les applique chez chaque client.
- Commencer par ce qui coûte le plus, pas par ce qui est le plus impressionnant.
- Construire avec ceux qui s'en servent. Un outil que l'équipe n'adopte pas ne sert à rien, aussi bien fait soit-il.
- Avancer brique par brique. La suivante arrive quand la précédente tourne vraiment.
Les outils de VANGART restent les siens : ses données et ses écrans ne sont pas montrés ici. Pour voir à quoi ressemble ce type d'outil, les démos tournent avec des données fictives : atelier, pilotage et prospection.
Vous reconnaissez votre entreprise dans le point de départ ? Voyez comment fonctionnent les outils métier, ou décrivez votre situation en deux lignes.